Без значение дали организирате собствения си рожден ден или грандиозно фирмено парти, най-важното е гостите да бъдат ангажирани с целта на събитието и да не скучаят. Звучи скъпо, но не е. Сигурно на всеки се е случвало да изкара до сутринта с приятели на бутилка вино и парче овче сирене. Това е така, защото сте с приятели, с които имате достатъчно теми на разговор, чувствате се добре и всичко останало е без значение. За съжаление, при фирмено събитие не можете да се възползвате от този комфорт. В този случай често гостите не се познават или се познават слабо, нямат много теми за разговор и от вас зависи да не се отегчат. Затова най-важно е да изготвите концепция - казано иначе - да си отговорите на няколко важни въпроса.
1. Защо правя това събитие и каква цел искам да постигна с него?
Отговорът на този въпрос трябва да има водещо значение при отговорите на следващите въпроси - в противен случай, колкото и голям бюджет да имате, ще постигнете само скъп хаос.
2. Къде да се проведе събитието?
В идеалния вариант фирмата ви притежава подходяща инфраструктура. Но ако не разполагате с такава, ще се наложи да потърсите друго място, което да отговаря или може да бъде пригодено към вашата концепция. В заведение ще си спестите доста проблеми, но е важно гостите да чувстват, че вие сте домакин, а в заведение неминуемо (макар и отчасти) ще се чувстват гости на самото заведение. Тук може да помогне фирмения брандинг. Декорирайте мястото във фирмените цветове, посрещнете гостите на входа, също декориран в подходящи цветове, поискайте да оставят визитка, а в случай, че ще седят на маси, заведете персонално всеки до мястото му. Не оставяйте тази задача на персонала на заведението, осигурете свои хора, за да направите и гостите „свои”. Макар и по-маловажна е локацията. Помислете как ще дойдат гостите ви и как ще си тръгнат от там, има ли подходящ градски транспорт или достатъчно възможности за паркиране.
3. Как да подберем напитки?
Все по-често фирмите предпочитат да си набавят напитките сами. Някои имат вече собствени изби, други свои канали за доставка, но при всички случаи не се увличайте в прекалено голямо разнообразие - това само ще обърка гостите, вместо да ги накара да се почувстват обгрижени. Напитките трябва да кореспондират с менюто и да отговарят количествено и качествено на концепцията. Който изготвя менюто може да ви даде съвет и за тях.
4. Какъв тип обслужване да изберем?
Правостоящият коктейл е подходящ за почти всички събития без юбилеи и други строго официални събития. Не бива да продължава повече от три часа, но това отново зависи от концепцията. Разпределете времето приблизително така: тридесет минути за настаняване и сервиране на напитки и храна, откриване/официална част на събитието, след това време за шоу, което може да продължи час, час и половина (може да не е програма, а да е свързано с храната и напитките), тридесет минути за приключване.
5. Какво да включва подходящото меню?
Независимо от вида на обслужването, менюто трябва да съдържа следните компоненти: предястие, основно ястие, следястие и десерт, в зависимост от продължителността на събитието, възможностите на инфраструктурата, официалността на събитието и бюджета (той неслучайно е на последно място). Ястията може да са по едно или повече от вид топли и студени, но при всички случаи не трябва да затрудняват гостите ви. Ако са малки ордьоври предвидени за консумация без прибори, трябва да се консумират на една хапка. По-големите хапки рискуват изцапване, а дамите ще „изядат” и червилото си. Може да са модерните мини бургери, но не биха подхождали на една дама с високи токчета или господин с вратовръзка. При всички случаи менюто трябва да е подбрано внимателно, така че да отговаря на събитието. В случай, че сте избрали коктейл за по-официален случай, нека храната и напитките бъдат поднасяни от сервитьорите, а не гостите да се обслужват сами от блок маси.
Ако гостите са повече от сто, е добре храната и напитките да бъдат позиционирани на повече от едно място, така няма да се образуват опашки и задръствания. Все пак целта е всички да се концентрират върху повода, а не върху храната - твърде луксозното меню ще отклони вниманието им. И тук стигаме до…
6. Кой да приготви менюто или как да изберем кетъринг фирма?
На първо място е доверието. Допитайте се до ваши колеги и познати за препоръки. Да напишете „кетъринг” в Гугъл не е добра идея. Повечето фирми, които излизат на първа страница са посредници и в най-добрият случай дават оборудване под наем, но нямат собствена производствена база. Може да заложите и на известна личност – шеф готвач, но само в случай, че се съгласи да се заеме изцяло с приготвянето и сервирането на храната и напитките, като това включва обслужващия персонал и необходимото оборудване. В случай, че откаже, наемете кетъринг фирма и го поканете само като гост готвач.
Един от сигурните начини за провал, е да се свържете с няколко фирми, да им поискате меню и да изберете „най-ниската” оферта. Не сте на борсата и не купувате зърно или петрол - купувате имидж! Когато искате оферта от няколко фирми, се постарайте да представите възможно най-добре вашата цел и причината за събитието, разкажете какво се предвидили като сценарий и как според вас трябва да протече то, опишете мястото. Поискайте да ви изготвят цялостен сценарий за приготвяне и сервиране на храна и напитки. Менюто и поднасянето му трябва да са основата, на която ще изградите цялостното си представяне.
Изберете оферта, която най-добре изпълнява вашите изисквания и ако надхвърля бюджета ви - преговаряйте, докато се вместите в него. Един професионалист винаги ще намери начин да ви удовлетвори и ще получите уважението му за това, че знаете какво искате и се отнасяте с необходимата сериозност. Вслушайте се в съветите му, дори и те да променят леко вашата представа за сценарий. Той е човекът, който може да прецени колко и какъв обслужващ персонал е необходим, колко и какво оборудване, той има и контактите да осигури нужната декорация, ще ви помогне и за допълнително оборудване като озвучителна техника, сцени, шатри и т.н.
7. Не забравяйте финалът!
И така официалната част е минала, гостите се наслаждават на прекрасна храна и напитки и висшият мениджмънт се изнизва по терлици. Доста ми напомня за стария афоризъм: „Булка, айде да си лягаме, че гостите искат да си ходят” . Това е недопустимо, показва не само неуважение към гостите, но и пренебрежение към самото събитие, и то след като са положени толкова усилия.
Добрият домакин не само забавлява гостите си, но и ги изпраща със същата топлота, с която ги е приел в дома си. Изпращайки ги, подсилете спомена от преживяното с дребен подарък. Това може да е ваш продукт или сувенир, но дори и едно „Благодаря, че бяхте с нас и приятна вечер” ще остави топъл спомен за гостуването им при вас.
