Кетърингът - неизменна част от фирмено събитие

В навечерието на настъпващите празници и в края на годината фирмените събития са част от живота на всеки бизнес. Когато работата е свършена добре, имаме повод за празнично настроение. Разбира се, има и много други поводи, когато трябва да се представим извън всекидневието пред наши партньори или колеги. Как да организираме фирмено събитие? Разбира се, най-добрият вариант е да ползвате услугите на PR агенция и кетърингова фирма, които да поемат цялостния мениджмънт на събитието.
От подбора на зала, през сценарий на събитието, избор на меню и начин на обслужване - до декора, визията и връзката
с медиите.
Но ако все пак решите да се заемете с организацията сами, трябва да си отговорите на няколко въпроса преди да започнете.

Какъв тип събитие организирате?
Трябва да имате ясна визия за събитието, което ще правите - семинар, конференция, презентация, работен обяд, фирмено парти за клиенти на фирмата, парти за служители. Последните две се организират по конкретен повод - официален празник или годишнина.

Каква е целта, която се стремим да постигнем?
При семинари и конференции целта обикновено е обучение, разбор на дейността или решаване на даден проблем, тоест необходимо е да се концентрира интелектуалният потенциал на участниците. В зависимост от предвидената продължителност (6-8 часа) е необходимо да се отдели време (на всеки 60-90 мин.) за почивки -
кафе-паузи и обяд.
Кафе-паузите, обикновено, са с продължителност 20-30 мин. През това време участниците в събитието могат да се подкрепят с леки храни и напитки, а също така да имат възможност да обсъдят разискваните теми. Тъй като мозъкът е най-големият консуматор на енергия в човешкото тяло, храните трябва да бъдат богати на въглехидрати и задължително поляти с обилно количество чай, кафе и безалкохолни напитки. Заедно с това трябва да са непретенциозни, за да не привличат излишно вниманието. Обслужването трябва да е изключително бързо и ненатрапчиво. Задължително мястото на паузите да е организирано извън основната зала, за да не се разсейват участниците по време на обсъжданията.
Обядът отнема повече време (60-90 мин.) и може да е организиран на “самообслужване”на блок маси или от “ресторантски тип”, където гостите да бъдат обслужени от сервитьори. В този случай, сервизът трябва да е бърз и ненатрапчив, а менюто предварително уточнено. Листата с храните трябва да включва леки и лесно смилаеми ястия - например риба или пиле. Алкохолни напитки не се препоръчват, а десерт и кафе
са задължителни.

Презентацията е мероприятие, което цели да фокусира вниманието на гостите върху продукт или дейността на фирмата. Съобразявайки се с тази необходимост, коктейлът е добре да започне след представяне на продукта, като се допуска единствено посрещане на гостите с напитки, т.нар. “уелкъм дринк”. Менюто дрябва да е изискано, без да е прекалено разточително, и съобразено със сервираните напитки. По време на кокейла е добре да има музикално-артистична програма, за да създаде приятни емоции, с които ще се свърже и представяният продукт.

Работният обяд е друго мероприятие, което напоследък се организира в специално наети зали, а не в ресторанти, основно за да се избегне публичност и осигури спокойна обстановка. Обслужването трябва да е ненатрапчиво и дискретно. Менюто задължително се уточнява предварително до най-малките подробности, като целта е разговорът да не бъде прекъсван. Ястията и напитките се сервират едно след друго, а приборите и чашите, необходими за тях, са предварително заредени на масата. Отсервират се когато водещият на обяда приключи с всяко отделно ястие, без да се изчакват останалите гости. Изключения се допускат само при присъствие на държавни глави и аристократи. Менюто може да съдържа множество ястия, сервирани последователно, като има случаи в които дори десертите са три-четири.

Фирмено парти за клиенти се организира по определен повод, годишнина на фирмата, коледни празници или друго, свързано с конкретната дейност на фирмата. Целта е поръчителят да покаже просперитет, финансова стабилност и, не на последно място, грижа към своите партньори и клиенти

Менюто трябва да е разнообразно и дори разточително. Обслужващият персонал да е запознат в подробности със сервираните храни и напитки, за да може да дава подробни разяснения на гостите. Желателно е по време на коктейла да има шоу програма, която да създаде приятни емоции, които ще се помнят дълго. За финал на събитието е почти задължително всеки гост да получи подарък, свързан с дейността на фирмата.

Фирмено парти за служители. То трябва да е част от тийм-билдинг стратегията на всяка фирма. Целта му е да сплоти и насърчи екипа и не на последно място да покаже загриженост към персонала. Добре е да бъде съчетано (при фирмите с по-малко служители) с раздаване на годишна премия, повишения и други поощрения. Шоу програмата е задължителна, а менюто трябва да бъде богато, като акцентът е върху количеството. С високо алкохолните напитки не бива да се прекалява. Часът за приключване трбва да е предварително ограничен. Храните и напитките е добре да са на “самообслужване”, като главна задача на обслужващият персонал е да подпомага гостите и да допринася за доброто им настроение.

Разбира се, посочените събития са само част от възможностите за фирмено
мероприятие и е възможно да има много техни вариации или комбинации. Най-важно е обаче да прецените точно ситуацията и да се посъветвате със спецалист как най-добре да го реализирате.

начална снимка